Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

VoIPService.ca fournit un service téléphonique infonuagique, des numéros VoIP, des numéros sans frais, des numéros de bureau virtuel et des fonctions de PBX hébergé aux entreprises partout au Canada. Notre siège social est à Montréal, au Québec. Dans la présente politique, « nous » désigne VoIPService.ca et « vous » désigne la personne ou l’organisation qui utilise notre site Web ou nos services.

Nous traitons les renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et, lorsqu’elle s’applique, à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25.

2. Renseignements que nous recueillons

Nous ne recueillons que ce qui est nécessaire pour ouvrir votre compte, fournir le service téléphonique, facturer correctement et vous soutenir en cas de problème.

• Renseignements sur le compte — nom de l’entreprise, nom de la personne-ressource, adresse de facturation, adresse de service, adresse courriel et numéros de téléphone.
• Renseignements de facturation — factures, historique de paiement et les quatre derniers chiffres du mode de paiement. Les numéros de carte complets sont traités par notre fournisseur de paiement et ne sont jamais conservés sur nos systèmes.
• Registres détaillés d’appels — numéros composés, date, heure, durée, chemin d’acheminement et dénouement des appels effectués ou reçus sur votre compte. Ces registres sont générés automatiquement par le réseau et sont nécessaires à la facturation et au dépannage.
• Configuration du service — postes, groupes de sonnerie, menus de réceptionniste automatisé, boîtes vocales, messages d’accueil et règles de renvoi que vous créez.
• Données techniques — adresses IP, données d’enregistrement SIP, identifiants d’appareils et de logiciels de téléphonie, type de navigateur et horodatages des journaux.
• Données du site Web — pages consultées, page de référence et renseignements que vous soumettez dans nos formulaires de contact et de soumission.

3. Ce que nous ne recueillons pas

Nous n’écoutons pas et ne conservons pas le contenu de vos appels. L’enregistrement des appels est une fonction optionnelle que vous activez et contrôlez; lorsque vous l’activez, les enregistrements vous appartiennent et nous les conservons pour votre compte. Nous ne vendons pas de renseignements personnels et nous n’utilisons pas vos registres d’appels à des fins publicitaires.

4. Utilisation de vos renseignements

• Attribuer des numéros, acheminer les appels et exploiter les fonctions auxquelles vous êtes abonné.
• Vous authentifier et protéger votre compte contre la fraude interurbaine et les abus.
• Vous facturer, traiter les paiements et percevoir les taxes applicables.
• Répondre aux demandes de soutien, transférer des numéros et diagnostiquer les problèmes de service.
• Vous envoyer des avis de service, comme les fenêtres d’entretien, les pannes et les changements de facturation.
• Respecter nos obligations légales et réglementaires, y compris celles du CRTC en matière d’appels d’urgence.
• Vous envoyer des messages promotionnels uniquement avec votre consentement, conformément à la Loi canadienne anti-pourriel. Chaque courriel promotionnel comporte un lien de désabonnement.

5. Appels d’urgence et 911 évolué

Lorsque vous enregistrez une adresse de service pour les appels d’urgence, cette adresse et votre numéro de rappel sont transmis au fournisseur d’acheminement des appels d’urgence et mis à la disposition du centre d’appels d’urgence qui répond au 911. Cette communication est indispensable au fonctionnement du service et ne peut être désactivée. Il vous incombe de maintenir votre adresse enregistrée à jour.

6. Fournisseurs et communication à des tiers

Nous communiquons des renseignements personnels à des tiers uniquement lorsque c’est nécessaire pour fournir le service ou lorsque la loi l’exige.

• Transporteurs et fournisseurs de gros qui terminent les appels, hébergent les numéros et assurent l’acheminement d’urgence.
• Fournisseurs de traitement des paiements qui autorisent et règlent les transactions.
• Fournisseurs d’infrastructure et de soutien, notamment d’hébergement, de surveillance et de billetterie, liés par des engagements de confidentialité et de sécurité.
• Autorités légitimes lorsque nous recevons une ordonnance du tribunal, une assignation, un mandat ou une autre demande exécutoire valide.

Nous ne communiquons vos renseignements à aucune autre fin sans votre consentement.

7. Lieu de conservation

Nos systèmes principaux sont hébergés au Canada. Certains fournisseurs, dont des transporteurs et des outils de soutien, peuvent traiter ou conserver des renseignements aux États-Unis ou ailleurs, où ils peuvent être assujettis aux lois de ce territoire. Lorsque nous transférons des renseignements hors du Canada, nous utilisons des mesures contractuelles et techniques visant à leur assurer une protection comparable.

8. Conservation

Nous conservons les dossiers de compte et de facturation pendant la durée de votre abonnement, puis pendant la période exigée par les règles fiscales et de télécommunication, généralement sept ans. Les registres détaillés d’appels sont conservés pendant une période d’exploitation plus courte, sauf en cas de litige de facturation ou d’obligation de conservation. Les enregistrements d’appels et la messagerie vocale sont conservés selon la durée de stockage prévue à votre forfait ou jusqu’à ce que vous les supprimiez. Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, nous les supprimons ou les dépersonnalisons.

9. Sécurité

Nous utilisons le chiffrement en transit, des contrôles d’accès, la segmentation du réseau, la journalisation et le principe du moindre privilège pour protéger vos renseignements. Les comptes sont protégés par des identifiants que vous contrôlez, et nous vous recommandons fortement d’activer toutes les options d’authentification offertes dans votre espace client. Aucun système n’est parfaitement sûr; si une atteinte présente un risque réel de préjudice sérieux, nous vous en aviserons, ainsi que l’autorité compétente, comme la loi l’exige.

10. Témoins et statistiques

Notre site Web utilise des témoins nécessaires à son fonctionnement, ainsi que des témoins statistiques optionnels qui nous aident à savoir quelles pages sont utiles. Vous pouvez refuser ou supprimer les témoins dans les paramètres de votre navigateur. Le refus des témoins optionnels n’a aucune incidence sur votre service téléphonique.

11. Vos droits

Sous réserve d’exceptions légales limitées, vous pouvez :

• demander quels renseignements personnels nous détenons à votre sujet et en obtenir une copie;
• demander la correction de renseignements inexacts ou incomplets;
• retirer en tout temps votre consentement aux communications promotionnelles;
• demander la suppression des renseignements dont nous n’avons plus besoin;
• demander que les renseignements personnels informatisés que vous avez fournis vous soient communiqués, ou communiqués à un autre organisme, dans un format structuré.

Écrivez à privacy@voipservice.ca et nous répondrons dans les trente jours. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, pour les résidents du Québec, auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

12. Enfants

Nos services sont vendus aux entreprises et ne visent pas les enfants. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de personnes n’ayant pas atteint l’âge de la majorité.

13. Modifications de la politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique à mesure que nos services et le droit évoluent. La date de révision au haut de la page correspond toujours à la version en vigueur, et nous aviserons les titulaires de compte par courriel avant tout changement qui réduirait de façon importante la protection de leurs renseignements.

14. Nous joindre

Les questions, les demandes d’accès et les plaintes en matière de confidentialité peuvent être adressées à notre responsable de la protection des renseignements personnels :

VoIPService.ca — Responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : privacy@voipservice.ca
Téléphone : 855.299.VOIP (855.299.8647)
Montréal (Québec) Canada